Shares

Proses Accounts Payable (AP) yang masih manual hampir selalu memakan biaya tersembunyi: input invoice berulang, dokumen tercecer, approval lambat, dispute vendor berlarut, dan risiko compliance meningkat. Padahal, di organisasi ERP Manufaktur dan Distribusi, volume invoice biasanya tinggi dan keterlambatan kecil saja bisa berdampak langsung ke cashflow dan hubungan vendor.

Epicor ECM AP Automation (Epicor ECM adalah nama baru untuk DocStar) menawarkan pendekatan yang lebih modern: menangkap (capture), mengekstrak data, merutekan approval, dan mengintegrasikan invoice langsung ke Epicor Kinetic (Epicor ERP), sehingga tim AP bisa bergerak lebih cepat, lebih rapi, dan lebih akuntabel.

Apa itu Epicor ECM AP Automation?

Epicor ECM AP Automation adalah solusi yang mengotomasi siklus invoice AP: capture → indexing → routing workflow → approval → integrasi ke Kinetic. Dengan begitu, proses procure-to-pay menjadi lebih singkat, error input berkurang, dan status invoice lebih transparan.

Alur kerja ringkas: Capture → Route → Approve → Integrate

Secara operasional, materi menjelaskan alur sebagai berikut:

  1. Invoice diterima (scan atau elektronik) dari perangkat yang sudah ada seperti scanner atau multifunction copier.
  2. Intelligent Data Capture (IDC) mengekstrak data penting dari invoice.
  3. Dokumen dikelola di Epicor ECM, lalu tersedia dan terhubung ke Epicor Kinetic.
  4. Kinetic menjalankan proses two-way match atau three-way match dan menangani exception (misalnya mismatch, barang belum diterima, PO tidak lengkap).
  5. Setelah exception selesai dan approval terpenuhi, invoice siap diproses sesuai kontrol di ERP.

Alur ini membuat proses AP menjadi lebih standar, meminimalkan “jalan pintas” yang biasanya muncul di proses manual.

Fitur kunci yang paling berdampak untuk tim AP

1) Intelligent Data Capture (IDC) berbasis AI/ML

IDC menggunakan AI/ML (machine learning assisted dan unassisted) untuk mengurangi pekerjaan manual dalam mengenali dokumen, menyortir, dan menginput elemen data utama invoice.
Hasilnya: tim AP tidak lagi habis waktu untuk pekerjaan administratif yang repetitif.

2) Indexing otomatis dari berbagai sumber

Invoice dapat ditangkap dari berbagai input dan diindeks otomatis menggunakan kombinasi OCR lanjutan, barcode, regex pattern matching, dan formatting. Ini mempercepat pencarian dokumen dan mengurangi risiko file “hilang” di inbox pribadi.

3) Workflow yang kuat, tetap mudah dikelola

Epicor menekankan workflow engine yang kuat, dengan graphical workflow designer agar pembuatan dan perubahan alur approval bisa lebih cepat dan terkontrol.

4) Approval anytime, anywhere (dengan alert)

Invoice dapat dirutekan ke approver dengan alert terintegrasi, termasuk dukungan approval yang dipercepat (misalnya email alerts dan approval stamp sekali klik). Ini membantu mengurangi bottleneck approval tanpa mengorbankan kontrol.

5) Filing & retrieval langsung dari dalam Epicor Kinetic

Salah satu value yang paling “kerasa”: dokumen bisa diarsipkan dan dipanggil kembali langsung dari Kinetic. User tidak perlu berpindah aplikasi untuk menemukan invoice dan lampirannya.

Manfaat bisnis: dari produktivitas sampai vendor experience

Epicor merangkum manfaat utama yang biasanya paling cepat terlihat:

  • produktivitas tim AP meningkat,
  • keterlambatan pembayaran berkurang atau bisa dieliminasi,
  • approval invoice lebih cepat (kapan saja, di mana saja),
  • visibility dan kontrol proses AP meningkat,
  • perbaikan vendor setup dan vendor management,
  • tim AP bisa fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi.

Bagi bisnis, ini bukan sekadar “otomasi dokumen”, melainkan peningkatan kualitas eksekusi procure-to-pay.

Dampak langsung ke hubungan vendor

Dengan dokumen yang mudah dicari dan status yang lebih transparan, tim AP dapat:

  • menjawab pertanyaan vendor lebih cepat,
  • mengirim bukti invoice saat diperlukan,
  • mengurangi biaya kertas dan distribusi,
  • meningkatkan kualitas layanan vendor secara konsisten.

Compliance dan keamanan: audit trail, retensi, dan integritas dokumen

Epicor ECM juga menekankan aspek governance, termasuk:

  • dukungan records retention compliance,
  • audit trail untuk memonitor akses dan aktivitas dokumen,
  • autentikasi dengan time & date stamp untuk menjaga integritas file,
  • penyimpanan elektronik untuk mengurangi risiko kehilangan dokumen saat bencana,
  • reporting tools untuk insight yang lebih baik.

Untuk perusahaan yang diaudit rutin, poin ini biasanya menjadi pembeda yang sangat kuat.

Praktik terbaik implementasi (agar cepat terasa hasilnya)

Agar Implementasi Epicor Kinetic + ECM AP Automation memberikan outcome yang jelas, pendekatan yang paling efektif biasanya:

  1. Mulai dari 1–2 pola invoice dominan (vendor terbesar / kategori invoice utama).
  2. Tetapkan rule exception (threshold, mismatch, missing receiving/PO).
  3. Rancang workflow approval yang tegas (role, SLA internal, escalation).
  4. Standarkan indexing field (vendor, invoice number, PO, tanggal, amount).
  5. Pastikan user AP punya dashboard status: “baru masuk”, “butuh approval”, “exception”, “siap diposting”.

Jika Anda menggunakan Epicor Kinetic (Epicor ERP) dan ingin mempercepat proses invoice AP tanpa menambah beban tim, KANO sebagai Konsultan Epicor Indonesia dapat membantu assessment singkat, desain workflow, serta rollout Epicor ECM AP Automation yang terukur, sehingga capture–approval–posting berjalan lebih cepat, lebih akurat, dan lebih compliant.

Shares