Epicor Collaborate di Epicor Kinetic: Kolaborasi In-Context untuk Respons Lebih Cepat dan Eksekusi Lebih Rapi

Di banyak organisasi, diskusi operasional yang “menentukan” masih tersebar di email, chat, dan meeting, padahal akar masalahnya ada di data ERP: sales order, invoice, job, shipment, atau credit hold. Akibatnya, konteks sering hilang, keputusan melambat, dan koordinasi lintas tim jadi tidak sinkron.

Epicor Collaborate hadir sebagai lapisan kolaborasi yang menempel langsung pada Epicor Kinetic (Epicor ERP): percakapan, notifikasi, dan insight analitik terjadi di dalam konteks record ERP, bukan di luar sistem. Dengan cara ini, tim bisa bergerak dari “sekadar update status” menjadi “langsung ambil tindakan” saat ada event atau exception.

Meta Title (SEO)

Epicor Collaborate di Epicor Kinetic | Konsultan Epicor Indonesia (KANO)

Meta Description (SEO)

Epicor Collaborate menyatukan chat, notifikasi real-time, dan analitik langsung di Epicor Kinetic (Epicor ERP). Hilangkan silo, percepat respons, dan rapikan eksekusi untuk manufaktur & distribusi.

Apa itu Epicor Collaborate?

Epicor Collaborate adalah solusi kolaborasi enterprise berbasis cloud (Microsoft Azure) yang terhubung ke deployment Epicor Kinetic baik on-premises maupun cloud (non multi-tenant). Collaborate menggunakan konsep #hashtag dan @mention untuk mengelola percakapan berbasis topik/entitas (mis. customer, order, invoice), sehingga diskusi mudah ditelusuri dan tidak kehilangan konteks.

Kenapa ini penting untuk ERP Manufaktur dan Distribusi?

Di lingkungan ERP Manufaktur dan Distribusi, exception terjadi setiap hari: keterlambatan material, perubahan schedule, kualitas bermasalah, order on hold, shipment tertahan, atau dispute invoice. Tanpa mekanisme kolaborasi yang terhubung ke ERP, tim biasanya mengandalkan email dan forward message, yang mahal secara waktu dan minim akuntabilitas.

Epicor menekankan manfaat bisnis Collaborate seperti: meningkatkan produktivitas, mempercepat respons tim, mengurangi silo, dan mengurangi waktu yang terbuang untuk email dan meeting status update.

Apa yang membedakan Collaborate dibanding chat biasa?

Collaborate diposisikan sebagai communications hub untuk Kinetic dan ekosistemnya, termasuk integrasi dengan Microsoft Teams, Epicor IoT, BPM, Epicor Virtual Agent (EVA), Epicor ECM, serta analitik seperti Grow BI dan Epicor Data Discovery.

Dengan kata lain:

• Chat biasa = komunikasi tanpa jaminan konteks data.
• Collaborate = komunikasi yang terkait record, terpicu event, dan bisa ditindaklanjuti.

Fitur utama Epicor Collaborate yang paling berdampak

1) Group Messaging (publik & privat)

Tim dapat membuat grup publik maupun privat untuk menyelesaikan isu lebih cepat, berbagi update, dan mengundang pihak relevan tanpa membuat rantai email panjang.

2) Kolaborasi lintas site & multi-company

Untuk perusahaan multi-site/multi-company, Collaborate mendukung grup enterprise lintas lokasi, mempercepat koordinasi operasional tanpa “silo per cabang”.

3) Notifikasi real-time dari Kinetic via CDC Subscriber Management

Dengan Change Data Capture (CDC), admin dapat menyiapkan rule notifikasi saat ada create/update/delete pada data tertentu. Contoh praktis yang disebut: tim dapat subscribe pada status credit hold customer; ketika status berubah/terpicu, tim terkait langsung mendapat notifikasi dan dapat bertindak cepat.

4) Notifikasi kustom dari BPM (aksi “Notify Collaborate”)

Jika Anda sudah menggunakan Business Process Management (BPM), admin bisa menambahkan aksi Notify Collaborate untuk memposting notifikasi ke stream Collaborate. Ini kuat untuk workflow end-to-end (mis. approval, exception handling, eskalasi).

5) 70+ aturan notifikasi siap pakai (dengan kontrol security)

Collaborate menyediakan banyak rule notifikasi yang bisa dipakai self-service untuk area financial, customer, sales order, quotes, shipments, jobs, cases, projects, suppliers, dan lainnya. Masing-masing rule punya security code sehingga akses bisa dibatasi sesuai role (mis. exception tertentu hanya untuk accounting).

6) EVA di dalam chat (lookup & aksi sederhana)

User dapat berinteraksi dengan Epicor Virtual Agent (EVA) dari stream Collaborate untuk lookup informasi (customer/inventory) dan menjalankan perintah sederhana, dengan output yang rapi dan mudah dibaca.

7) Insight berbasis data: Grow BI & Data Discovery “menempel” di pesan

User dapat menyematkan visual metric dari Grow BI, Epicor Data Discovery, atau widget home page ke message, lalu penerima bisa drill-down untuk analisis dan memberi komentar. Ini membuat diskusi berbasis data, bukan opini.

8) Knowledge repository yang searchable dan linked ke Kinetic

Percakapan menjadi knowledge base yang dapat dicari, terstruktur dengan hashtag, dan terhubung ke entitas Kinetic, membantu resolusi isu berulang, onboarding, dan jejak historis.

9) Mobile-ready untuk peran lapangan

Collaborate mendukung akses dari desktop hingga tablet/smartphone dengan tampilan responsif, penting untuk user gudang, shop floor, dan manajemen yang butuh alert dan keputusan cepat.

10) File sharing (Bring Your Own File Storage)

Lampiran file dapat diambil dari storage seperti Epicor ECM, Google Drive, and Dropbox, agar diskusi punya bukti pendukung yang jelas.Governance yang wajib disiapkan agar tidak “liar”

Agar Collaborate rapi dan enterprise-ready, Epicor menekankan pengaturan:

• Creator Security Group: membatasi siapa yang boleh membuat grup baru dan special hashtags terikat entitas Kinetic.
• Moderator Security Group: mengelola laporan konten, entity hashtags, ownership, dan membership.

Praktik terbaiknya: mulai dari use case prioritas dan grup terbatas, lalu scale setelah pola kerja stabil.Integrasi penting: Microsoft Teams & Epicor ECM

Integrasi penting: Microsoft Teams & Epicor ECM

Epicor ECM integration mendukung kolaborasi dokumen dan workflow; dokumen bisa dibagikan ke stream/grup dan ditinjau sesuai pengaturan akses.

Microsoft Teams integration memungkinkan grup tertentu berbagi komunikasi/dokumen ke Teams dan sebaliknya (termasuk kolaborasi eksternal dengan supplier/customer), dengan prasyarat Microsoft Office 365 level AD.

Kapan Collaborate paling “kena” (use case cepat menghasilkan nilai)

Jika Anda ingin hasil cepat, biasanya mulai dari 3 use case ini:

1. Order & shipment exception: order on hold, shipment tertahan, shortage material.
2. Credit hold & invoice dispute: finance–sales–AR sinkron dalam satu thread.
3. Maintenance & downtime escalation: event dari IoT/BPM memicu tindakan (bukan sekadar laporan).

Use case tersebut selaras dengan notifikasi CDC/BPM dan pola kerja lintas fungsi.

Requirement singkat

• Mendukung implementasi Kinetic on-premises dan public cloud mulai versi 10.2.600 ke atas.
• Kinetic Cloud Multi-Tenant tidak didukung.
• Integrasi Microsoft Teams memerlukan Microsoft Office 365 level AD.

Jika Anda menjalankan Epicor Kinetic (Epicor ERP) dan ingin meningkatkan respons operasional tanpa menambah “noise” komunikasi, KANO sebagai Konsultan Epicor Indonesia dapat membantu: menetapkan use case prioritas, mendesain governance (creator/moderator), menyusun rule CDC/BPM, dan menyiapkan rollout yang terukur untuk user adoption dalam roadmap Implementasi Epicor Kinetic.